Opis przypadku
Dzięki wdrożeniu voicebota xoVOICE klinika zredukowała czas poświęcany przez obsługę recepcji na potwierdzanie wizyt, poprawiła wykorzystanie zasobów oraz zmniejszyła liczbę nieodwołanych wizyt.
Charakterystyka klienta
Wytyczne klienta
Automatyzacja
Zautomatyzowanie procesu potwierdzania wizyt pacjentów, co jednocześnie doprowadziło do obniżenia kosztów operacyjnych związanych z obsługą recepcji.
Większa konwersja
Ograniczenie liczby nieodwoływanych wizyt, które generowały koszty i zabierały cenny czas pracy lekarzy.
Wzrost zadowolenia
Usprawnienie komunikacji z pacjentami poprzez dostarczanie im dodatkowych informacji o przygotowaniu do wizyt.
Problem
Klinika zmagała się z kilkoma trudnościami. Duża liczba nieodwoływanych wizyt, które prowadziły do przestojów i strat finansowych. Recepcjonistki poświęcały 3 godziny dziennie na ręczne potwierdzanie wizyt, co wpływało na wydajność ich pracy. Brak skutecznego systemu zarządzania wolnymi terminami i szybkiego reagowania na odwołania wizyt.
Podsumowanie problemu
Osiągnięty efekt
Automatyzacja
umówionych wizyt w ciągu roku
Czas potwierdzenia wizyt
zmniejszył się czas obsługi
Redukcja kosztów
w zakresie kosztów obsługi klienta
Efekt realizacji
Wdrożenie voicebota xoVOICE odmieniło funkcjonowanie kliniki. Automatyzacja procesu potwierdzania wizyt odciążyła obsługę recepcji, umożliwiając im skupienie się na bardziej wymagających zadaniach. Dzięki redukcji liczby nieodwołanych wizyt klinika lepiej zarządzała kalendarzem, minimalizując przestoje i poprawiając efektywność operacyjną.
Pacjenci docenili wygodę i dostępność rozwiązania – mogli potwierdzić lub zmienić termin wizyty w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności dzwonienia do kliniki. Dodatkowo, otrzymywane informacje o przygotowaniu do wizyt zwiększyły ich komfort i zaufanie do usług kliniki.
W efekcie wdrożenie xoVOICE przyczyniło się do wzrostu satysfakcji pacjentów, oszczędności kosztów oraz bardziej efektywnego wykorzystania czasu pracy personelu medycznego.
Proces w praktyce
Poznaj przykład, jak wygląda automatyzacja obsługi pacjentów w klinice medycznej.
